Datenschutz­erklärung

Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der

Kindergartenförderverein Griesstätt e.V.
Hans-Brunner-Straße 9
83556 Griesstätt
Telefon: +49 173 7378740
E-Mail: vorstand@kindergarten-foev.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

1. Als Vereinsmitglied – Wie werden Ihre Daten verarbeitet?

1.1 Welche Daten erheben wir?

Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

1.2 Wie erheben wir Ihre Daten?

Die Daten werden bei der Anmeldung über unser Online-Antragsformular (bereitgestellt über easyVerein als iframe auf unserer Webseite) erhoben. Mit der Anmeldung bestätigen Sie den Hinweis:

„Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten von der Organisation ‚Kindergartenförderverein Griesstätt e.V.' zum Zweck der Vertragserfüllung im Rahmen der Mitgliedschaft hinterlegt, verarbeitet und genutzt werden. Ich bin darauf hingewiesen worden, dass die im Rahmen der vorstehend genannten Zwecke erhobenen personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung erhoben, verarbeitet, genutzt und übermittelt werden. Ich wurde über meine Rechte als Betroffener unterrichtet. Die Einverständniserklärung erfolgt auf freiwilliger Basis. Ich wurde darüber aufgeklärt, dass ich die Einverständniserklärung jederzeit durch schriftliche Mitteilung für die Zukunft widerrufen kann."

Darüber hinaus werden Daten aktualisiert, die Sie uns im Laufe der Mitgliedschaft mitteilen (z. B. Adressänderungen).

1.3 Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Zweck Rechtsgrundlage
Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft (Vertragserfüllung) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Einzug der Mitgliedsbeiträge (Lastschriftmandat) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerliche Nachweise) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Information und Kommunikation im Vereinskontext (Einladungen, Rundmails) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Vereinskommunikation)
Aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

1.4 Datenverarbeitung über easyVerein

Wir verwalten die Mitgliederdaten über die Vereinsverwaltungssoftware easyVerein. Dabei gelten folgende Besonderheiten:

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch easyVerein finden Sie in der Datenschutzerklärung von easyVerein.

1.5 An welche Empfänger werden Ihre Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist:

1.6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren). Daten, die ausschließlich auf Ihrer Einwilligung beruhen, werden nach Widerruf der Einwilligung gelöscht.

2. Als Übungsleiter:in / Beschäftigte:r – Wie werden Ihre Daten verarbeitet?

Als Übungsleiter:in, Arbeitnehmer:in oder sonstige für uns tätige Person verarbeiten wir Ihre Beschäftigtendaten. Die detaillierten Datenschutzhinweise für Übungsleiter und Beschäftigte finden Sie in dem separaten Dokument:

Datenschutzhinweise für Übungsleiter / Beschäftigte (PDF herunterladen)

Nachfolgend eine Kurzzusammenfassung der dort enthaltenen Informationen:

2.1 Welche Daten verarbeiten wir?

Kontaktdaten, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Gehalts- und Abrechnungsdaten, Daten zu gesetzlichen Abgaben und Steuern, ggf. Daten aus Arbeitssicherheit, betrieblichem Eingliederungsmanagement, arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, Arbeitsergebnisse und Beurteilungen sowie ggf. Daten zur betrieblichen Altersversorgung.

2.2 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt primär zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder aufgrund einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Besondere Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten) werden nach § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO verarbeitet.

2.3 Speicherdauer

Grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Nach Beendigung bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere Lohnsteuerdaten). Danach Löschung, soweit keine weiteren rechtlichen Gründe entgegenstehen.

2.4 Empfänger

Innerhalb des Vereins: Personalabteilung, Vorstand. Extern: Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer – jeweils soweit gesetzlich verpflichtet oder zur Vertragserfüllung erforderlich.

2.5 Wo werden die Daten verarbeitet?

Auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten (Zugriff nur für Administratoren, Personalabteilung und Vorstand). Eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt nicht. Zur Einsichtnahme in eigene Daten (z. B. Lohnabrechnungen) erhalten Sie Zugang zu einem passwortgeschützten Ordner in unserer NextCloud. Dieser Zugang wird bei Beendigung der Tätigkeit gesperrt; die Daten werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviert.

3. Als Webseitenbesucher – Wie werden Ihre Daten verarbeitet?

3.1 Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

3.2 Datenerfassung auf dieser Website

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. Daten, die Sie in ein Kontaktformular eingeben). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (vor allem technische Daten wie Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse des Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.

3.3 Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Unser Hoster:
UD Media GmbH, Kölner Str. 28, D-41812 Erkelenz

Ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) liegt vor.

3.4 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile des Browsers („https://") und dem Schloss-Symbol. Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

3.5 Cookies

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind kleine Datenpakete, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) gespeichert.

Notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen. Bei Deaktivierung kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.

3.6 Server-Log-Dateien

Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt:

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch fehlerfreier Darstellung und Optimierung der Website).

3.7 Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Anfragenbearbeitung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (bei Einwilligung).

Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

3.8 Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer entsprechen den Regelungen zum Kontaktformular (siehe 3.7).

3.9 Kommunikation via WhatsApp

Für die Kommunikation nutzen wir den Instant-Messaging-Dienst WhatsApp (Anbieter: WhatsApp Ireland Limited, Dublin, Irland). Die Kommunikation erfolgt über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. WhatsApp erhält jedoch Zugriff auf Metadaten (z. B. Absender, Empfänger, Zeitpunkt). WhatsApp teilt personenbezogene Daten mit seiner US-Konzernmutter Meta.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an schneller und effektiver Kommunikation). Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung; diese ist jederzeit widerrufbar.

WhatsApp verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework". Unsere WhatsApp-Accounts sind so eingestellt, dass kein automatischer Datenabgleich mit dem Smartphone-Adressbuch erfolgt.

Die Kommunikationsinhalte verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

3.10 Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber behalten sich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen vor.

4. Ihre Rechte als Betroffene:r

Unabhängig davon, in welcher der oben genannten Rollen wir Ihre Daten verarbeiten, stehen Ihnen folgende Rechte nach der DSGVO zu:

Übersicht Ihrer Betroffenenrechte nach der DSGVO
Recht Bedeutung
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, sowie weitere Details zu Verarbeitungszwecken, Empfängern und Speicherdauer.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Ausschlussgründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO (z. B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen) bleiben vorbehalten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z. B. während wir die Richtigkeit Ihrer Daten prüfen oder wenn Sie statt Löschung Einschränkung wünschen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie können die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen.
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Bei Widerspruch gegen Direktwerbung werden Ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Wie Sie Ihre Rechte ausüben können:

Richten Sie Ihre Anfrage bitte schriftlich an:

E-Mail: vorstand@kindergarten-foev.de
Post: Kindergartenförderverein Griesstätt e.V., Hans-Brunner-Straße 9, 83556 Griesstätt

Eine detaillierte Übersicht der Betroffenenrechte finden Sie zudem in unserem separaten Informationsblatt:

Betroffenenrechte nach DS-GVO (PDF herunterladen)

5. Mitteilungspflicht (Art. 19 DSGVO)

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, löschen oder die Verarbeitung einschränken, teilen wir dies allen Empfängern mit, denen wir die Daten offengelegt haben – es sei denn, dies ist unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Ihr Verlangen unterrichten wir Sie über diese Empfänger.

6. Allgemeine Hinweise

Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Datenübertragung im Internet

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.